Tugas Pokok dan Fungsi
1. Koordinator
- Bertanggung jawab atas seluruh aktivitas Fitra Riau
- Mengkonsolidasikan kerja Fitra Riau ke luar
- Memimpin rapat-rapat penting dengan Pihak Luar
- Mengorganisir sikap atau dukungan terhadap hal-hal tertentu yang strategis.
- Membangun komunikasi dengan pihak luar di tingkat lokal, nasional dan internasional yang dianggap strategis mendukung tujuan Fitra Riau.
- Membuat perencanaan program-program strategis (Jangka panjang) Fitra Riau.
- Bertanggung jawab melakukan fundrising untuk keberlanjutan Fitra Riau
- Mengkonsolidasikan hasil-hasil kerja advokasi tingkat lokal, nasional dan internasional
2. Devisi Knowladge Management
Bertanggung jawab kepada Koordinator dalam menjalankan tugas-tugas pengembangan pengetahuan lembaga baik bersifat eksternal maupun internal:
- Mewakili tugas, tanggung jawab dan wewenang Koordinator berdasarkan mandat yang diberikan Koordinator
- Membantu Koordinator untuk melakukan pengembangan pengetahunan lembaga Fitra Riau
- Mewakili Koordinator sesuai fungsinya.
- Bersama dengan Kordinator dan mitra-mitra strategis mendesain program kegiatan Fitra Riau
- Bersama Koordinator bertanggung jawab atas pelaksanaan program-program Fitra Riau
- Membuat rencana dan laporan kegiatan setiap bulan kepada Koordinator.
- Menyampaikan setiap informasi penting yang diterima baik dari Email/Millis Koordinator Fitra Riau
- Menjaga kerahasian informasi dari pihak-pihak luar yang potensial sebagai lawan Fitra Riau.
- Memberikan rencana dan laporan kegiatan setiap bulan pada Koordinator.
2.1 Staff Data Base
- Bertanggungjawan secara langsung kepada kepala Divisi knowladge management.
- Bertanggungjawab secara khusus di bidang Database.
- Pembuatan sistim informasi data base Fitra Riau
- Mengkoordinir kegiatan pengumpulan dan pengelolaan data sekunder dan primer.
- Menginput, mengolah data base sehingga menjadi data base yang siap digunakan untuk tujuan advokasi Fitra Riau.
- Apabila dibutuhkan melakukan asistensi sistem pengelolaan data base bagi Mahasiswa, Masyarakat yang ingin belajar anggaran.
- Meminta persetujuan setiap data yang akan dikeluarkan kepada Koordinator.
- Mengatur pendistribusian data ke pihak lain (di sesuaikan dengan PPID yang ada di Fitra Riau)
- Menjaga kerahasian data dari pihak-pihak luar yang potensial sebagai musuh Fitra Riau.
- Melakukan pengembangan website, media massa dan media kampenye Fitra Riau lainnya.
- Memberikan rencana dan laporan kegiatan setiap bulan pada Koordinator.
2.2 Staf Capacity Building
- Bertanggungjawab secara langsung pada kepala divisi knowledge management.
- Bertanggungjawab secara khusus pada pengembangan kapasitas lembaga.
- Membuat rencana pengembangan kapasitas baik internal maupun eksternal
- Memberikan laporan kegiatan setiap bulan pada Koordinator.
- Memperkenalkan/promosi lembaga kepada masyarakat.
- Menjalin kerjasama dengan semua pihak dalam hal pengembangan kapsitas lembaga dan staff;
- Membantu tugas-tugas dari semua staff pada saat dibutuhkan.
- Melaksanakan tugas lainnya yang relevan dengan atasan.
3. Devisi Riset dan Advokasi
- Membantu Koordinator untuk melakukan kerja advokasi dan kampanye Fitra Riau.
- Berkordinasi dengan devisi data, publikasi dan edukasi dalam menggunakan sisitem data Fitra Riau.
- Menganalisis dan menyikapi issu-issu aktual tranparansi anggaran, kebijakan Publik, Anti Korupsi, Kehutanan dan lingkungan hidup di Riau.
- Melakukan beberapa kajian terhadap kebijakan keuangan daerah dan kebijakan fiskal daerah
- Melakukan advokasi ke pemerintah daerah, masyarakat dan seluruh staff yang membutuhkan
- Sebelum melakukan advokasi harus berkordinasi terlebih dahulu dengan koordinator dan devisi lain
- Membuat laporan kegiatan sebulan sekali kepada koordinator
- Membuat rencana dan laporan kegiatan kepada koordinator sebulan sekali
3.1 Staff Advokasi
- Bertanggungjawab secara langsung kepada kepala Divisi Riset dan Advokasi.
- Bertanggungjawab melakukan kerja-kerja advokasi yang dilakukan Fitra Riau.
- Bertanggung jawab secara khusus di bidang informasi dan komunikasi.
- Mendistribusikan informasi-informasi penting kepada Media Massa dan Publik.
- Membuat rencana kerja advokasi dan tanggap terhadap issu-issu yang berkembang.
- Membuat laporan secara berkala terhadap kerja-kerja advokasi yang dilakukan Fitra Riau.
3.2 Staff Riset
- Bertanggungjawab secara langsung kepada kepala Divisi Riset dan Advokasi.
- Bertanggungjawab secara khusus pada kegiatan penelitian dan kajian yang dilakukan Fitra Riau.
- Berkoordinasi kepada seluruh staff dalam melakukan kajian dan penelitian
- Membantu peneliti utama dalam setiap riset dan kajian yang dilakukan fitra riau.
- Membuat rencana dan laporan secara berkala kegiatan penelitian dan kajian Fitra Riau.
4. Supporting System
1. Financial
- Bertanggungjawab secara khusus untuk mengelola Keuangan Fitra Riau
- Membina komunikasi dan pertemanan dengan pihak donor Fitra Riau terkait proses pelaporan.
- Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan rekening bank Fitra Riau.
- Membuat laporan keuangan (bulanan, triwulan dan tahunan).
- Apabila dibutuhkan melakukan asistensi sistem pengelolaan keuangan dan pelaporan bagi Pihak yang memerlukan.
- Mengkonsultasikan setiap dana yang akan dikeluarkan untuk hal-hal yang Insidentil (Seperti; Sumbangan, dll) dengan Koordinator.
- Membuat rencana dan laporan kegiatan setiap bulan pada Koordinator.
- Melayani dan mengelola pembayaran honorarium staff setiap
bulan dengan tertib. - Mengelola berkas/arsip setiap laporan keuangan dengan tertib dan baik.
- Melaksanakan tugas lain yang relevan dari Koordinator.
a. Staff Kasir
- Mencatat registrasi peserta dalam setiap kegaitan yang dilakukan Fitra Riau.
- Membuat/memberi kwitansi pembayaran setiap kegiatan Fitra Riau.
- Mencatat keuangan dalam buku pembantu/harian dengan tertib.
- Melaporkan pemasukan keuangan kepada manager financial setiap hari setelah proses kegiatan selesai.
- Melaksanakan tugas lain yang relevan dari atasan.
b. Staff Administrasi dan Officer
- Bertanggung jawab dalam mengelola administrasi Kantor Fitra Riau yang meliputi :
- Membuat dan mengarsipkan Surat keluar Fitra Riau
- Mengarsipkan Surat Masuk Fitra Riau
- Mengelola Administrasi Peminjaman dan Pengembalian Buku-Buku dari Perpustakaan Fitra Riau
- Mengelola Administrasi Peminjaman dan Pengembalian Barang-Barang Inventaris Fitra Riau
- Mengkoordinir Entri kiliping koran dan pustaka ke dalam sistem data base Fitra Riau.
- Membuat sistem penomoran terhadap semua barang-barang Inventaris Fitra Riau.
- Berfungsi sebagai notulen dalam pertemuan di Sekretariat Fitra Riau.
- Berfungsi sebagai dokumentasi setiap kegiatan Fitra Riau.
- Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kerapian Kantor Fitra Riau
- Mengkliping berita-berita yang berhubungan dengan kebijakan anggaran daerah, isue trasnparansi, di media cetak.
- Membantu staf yang lain untuk memperbanyak surat-surat atau dokumen lainnya.
- Membantu mengantar dan atau menjemput Undangan/ Surat Fitra Riau
- Membantu menyiapkan konsumsi pertemuan di Fitra Riau.
- Membantu tugas-tugas yang dibebankan kepada Manager Keuangan.
